Tekoälytyötapoihin johtava transformaatio
- kristianhentula1
- 6.1.
- 5 min käytetty lukemiseen
Transformaatio eli muutos toisenlaiseen. Olemme varmasti vaikeimmassa aiheessa, mitä tulee tähän blogiin tai maailman väestöön: Miten ihmeessä saamme organisaation henkilöstön toimimaan uusien tekoälypohjaisten työtapojen mukaisesti? Miten se voi tapahtua kun tavalliselta työntekijältä puuttuu tekoälyn perustiedot, luottamus tekoälyyn sekä ajanpuute opetella uutta?
Ja reality bite: aina ei edes ole täysin järkevää puskea henkilöstöä kohti uusia työtapoja. Mutta useimmiten siitä on hyötyä:
Peruskoulutukset prosessoida tekstiä tekoälyn avulla VERSUS uusi tapa tehdä hoitaa organisaation yhtä ydinprosessia, kuten asiakaspalautetta
Aihe on haastava, mutta koen itse seuraavista ajatuksista.
1 - Miten ihminen motivoidaan muuttamaan työtapojaan, kuusi tapaa
Vuonna 2005, TietoEnatorilla silloinen mentorini kertoi minulle seuraavan listauksen, kiitos vain Jore. Tavat jotka saavat ihmisen muuttamaan tapojaan.
A. Alfa-naaraat ja -urokset jotka toimivat tietyllä tavalla: Ihminen muuttaa toimintatapojaan, jos hän huomaa, että arvostamansa ihminen toimii uudella työtavalla. Me kollegathan näemme väkisinkin toistemme tietokoneiden ruudut aina välillä. Jos tiimin esihenkilö tekee tietyn asian kuten tekstin kielikäännöksen tekoälyn avulla, huomaamme hyödyn ja harkitsemme itsekin moista uutta työtapaa. Jos tehokkaaksi tunnettu kollega tekee projektisuunnitelman pohjan tekoälyn avulla, uskaltaudumme kysymään aiheesta lisää ja saatamme itsekin kokeilla tätä työtapaa. Tai jos naapuritiimi hoitaa jonkin yhteisen prosessin työlään vaiheen tekoälyn avulla, olemme paljon valmiimpia muutokseen, kuin ilman näitä omin silmin nähtyjä esimerkkejä. Johdon tuki kuuluu tähän alfa-naaraiden ja alfa-urosten motivaatio-osuuteen: Huomasin työssäni SharePoint-, dokumentinhallinta-, intranet-, Teams- ja mobiilisovellus eli modernien työtapojen konsulttina, että jos toimitusjohtaja on työtapojen muutoksen aloituskokouksessa, edes tervehdyksen verran, on projektilla moninkertaiset mahdollisuudet onnistua.
B. Työ ja rutiinit ovat helpompia: Jos jokin kurja toimenpide muuttuu yhtään helpommaksi, on henkilö varsin valmis harkitsemaan uutta työtapaa.
C. Minä saan mainetta - Ainakin allekirjoittanut elää välillä kehusta. Jonkin ongelman selvittäminen tai tiimin hyväksi tehty parannus johtaa kehuun ja sitä myöten omaan hyvään mieleen, menemättä sen syvemmälle psykologiaan. Tästä on lyhyt matka seuraavaan vaiheeseen, eli kun...
D. Tiimini saa mainetta: Jos me tiiminä teemme jonkin asia huomattavasti muita paremmin, saamme paitsi mainetta, mutta myös pohjaa hedelmällisemme yhteistyölle, säästettyjä työminuutteja, jopa tunteja. Ja tästä pääsemme viimeiseen hyötyyn, joka ajaa ihmisiä muutokseen.
E. Viivan alle jää enemmän rahaa <vapaata aikaa/jotain muuta hyödyllistä>
Erilaisia tapoja edistää aihetta:
🔨 Tee näin 1: Kouluta muutosagentteja eli henkilöitä jotka osaavat tekoälyasiat muuta henkilöstöä paremmin.
🔨 Tee näin 2: Kerää yhteen tekoälyaiheisia onnistumisia, eli hyviä esimerkkejä miten jokin toimenpide tehdään tekoälyn avulla.
🔨 Tee näin 3: Harkitse tiimivetäjien kautta tapahtuvaa muutosta, kouluttamalla heidät ensin.
🔨 Tee näin 4: Luo tekoäly-yhteisö, johon kaikki voivat osallistua. Opit huomaamaan, että tietyt henkilöt nousevat esille, samoin täysin uudenlaiset aiheet, joita et itse huomannut edes ajatella.
2 - Mistä muutovastarinta syntyy ja miten sen kanssa voi toimia
Kokemukseni mukaan muutosvastarinta voi syntyä yhdestä tai useammasta seuraavan listan syistä.
Opitun taidon arvon menetys: Henkilö kokee, että uusi työtapa tai työkalu vie häneltä hänen ominta osaamistaan. Ennen vanhaan hän osasi luoda tekstiä tai hakea tietoa tietyllä tavalla, hän oli tunnettu taidoistaan, mutta nyt uusi työtapa palauttaa hänen nollatilanteeseen.
🔨 Tee näin: Kannusta henkilöä oppimaan uudestaan
🔨 Tee näin: Kannusta henkilöä vertailemaan uutta ja vanhaa työtapaa, auta häntä tuomaan vanhaan työtapaan tekoälyn tuoma tuki.
💬
Ajanpuute luo muurin ja puolustusreaktion, henkilö ei kykene ottamaan vastaan uutta tietoa
🔨Tee näin: Luo johdon tuen avulla tilaa henkilöstön kalenteriin. Joskus johto on antanut luvan käyttää esim. 10% työajasta tietyille rooleille, jonkin tietyn asian opetteluun. Tai johto kertoo, että tämä ja tämä koulutus on pakollinen. Toki porkkana on parempi kuin esimerkin keppi.
Tulevan työtavan tai työkalun huhuun perustuva ominaisuus luo maine haittaa: "Mutta eikös tuo tekoäly voi jopa hallusinoida?" tai "Tämän työkaluhan osaa vain 30% aiheesta, verrattuna..." tai "Onko totta, että tekoälylle on voinut jäädä vinoumia tietoihin ja se on omiaan sortamaan kolmannen maailman hätää ja naisten asemaa?". Asiasta kommentoiva henkilö on usein aivan oikeassa, ja näihin kysymyksiin ja epäilyksiin pitää vastata kunnioittavasti. Itse usein kiitän, listaan kysymykset koulutusten jälkeen ja haastattelen parhaassa tapauksessa henkilöä. Palkkiona on ollut minulle, muutoksen ajajalle ymmärrystä ja epäilevälle henkilölle kuulluksi tulemisen tunne.
🔨 Tee näin: ole rehellinen, myönnä jo introssasi, että tiettyjä huonoja puolia on mm. tekstiä prosessoivassa ja tuottavassa kielimallissa.
Avoin ja
3 - Työkalut joita tarvitaan tekoälyn työtapamuutokseen
Perinteinen listaus:
Visio tekoälyn muuttamasta työn arjesta
Työtapojen nykytilan mittaus ja tarvekartoitus, tekoälyn näkökulmasta
Viestintäpaketti roolin mukaan: johdolle, tukitoimien omistajille, henkilöstölle
Tekoälykoulutukset: peruskoulutus, roolipohjainen koulutus, valitun prosessin hoitaminen uudella tavalla, päivityskoulutukset
Sisällön luokittelu ja henkilön tietosuoja: Erityisesti tekstiä prosessoivan tekoälyn vuoksi:
Koko henkilöstön kyky hahmottaa mikä on sisällön luokka: julkinen, sisäinen, luottamuksellinen ja salainen sisältö --> Mitä sisältötyyppiä voi kopioida ja liittää mihinkin tekoälytyökaluun
Alla pitkä lista työkaluista, joita saatat tarvita muutosta eli tranformaatiota edistävinä työkaluina.
Sponsori johdosta
Hyvä sponsori on henkilönä mahdollisimman ylhäältä johdosta
Sponsori osaa sanoittaa tekoälyn hyödyt ylätasolla ja osaa omin käsin jonkin tekoälytoimen, kuten ChatGPT-tyyppisen kielimallin käytön.
Sanansaattajat / muutosagentit / championit
Tarvitset henkilöitä jotka ovat kiinnostuneita tekoälyn tulemisesta osaksi päivittäistä työtä
Kouluta heitä, kerro heille etukäteen suunnitelmista ja kysy mielipiteitä
Anna heille mahdollisuus kommentoida, antaa palautetta ja kertoa muun henkilöstön tunnelmia tekoälyn käyttöönoton eri vaiheista.
🔨 Tee näin: Luo joko Teams-, Viva Engage/Yammer tai Slack-tiimitila sanansaattajille. Listaa pysyvät asiat jossain valikossa: koulutusaikataulut, koulutettavat aiheet, organisaation tekoälysäännöt, kysymykset ja vastaukset. Anna uusimpien kysymysten ja aihenostojen nousta tiimitilan seinälle. Kysy vapaasti tai järjestä äänestys jos haluat vastetta ja toimintaa.
🔨 Tee näin: Järjestä sanansaattajille muutaman kerran vuodessa joko lisäkoulutus tai vain klinikka/keskustelutilaisuus. Tulet yllättymään miten paljon sekä perusasioita on yhä hakusessa ja toisaalta miten monipuolisesti sanansaattajat saattava tuoda viestiä kentältä sinun suuntaasi.
Tekoälytyökalujen roolitus, ohjeistus ja luvitus
Toisin sanoen "what to use when"
Milloin käyttää
a) julkista tekoälytyökalua kuten ChatGPT, Copilot, Midjourney
b) miten käyttää organisaation jo valmiiksi käyttämiä tekoälytyökaluja kuten Officen Wordiin, Power Pointiin jne. upotettu Azure-pohjainen kielenkäännös ja oikeinkirjoituksen tekoälytuki?
c) miten voi ja saa käyttää Teamsin ja Zoomin kokousten tekstitys-, tallenne- ja litterointi-(transcription)-palveluita
d) milloin käyttää tiettyyn organisaation ydinprosessiin upotettua tekoälytukea
Service deskin tuki- ja koulutuspaketti
Vakiokysymyksiä mitä organisaation service deskistä tyypillisesti kysytään
Miten saan toimia toimin tekoälytyökalun X tai Y kanssa? Vastaus usein: älä käytä muuta kuin julkista tietoa, älä käytä organisaation sähköpostiosoitetta.
Meillä on kuulemma tekeillä jokin oma tekoälytyökalu, miten pääsen testaamaan sitä?
Showroom - malleja meiltä ja muualta
Tekoälyn tulevat muutokset meillä ja muualla
Kun itse jaottelin 2023 julkiset ja talon sisäiset tekoälypalvelut ja niiden tiekartan samalle kalvolle, sain palautetta, että "tuli turvallisempi olo".
Tekoälypalveluiden omistajatiimin kokousmalli
Roolipohjainen muutossuunnitelma tekoälyn käyttöönottoon
Matkalla parempiin tekoälytyötapoihin -podcastit
Usein kysytyt kysymykset
Per tekoälyn käytön säännöt
Per tietty tekoälytyökalu
Per ...
Listaamalla UKK/FAQ/Q&A-tyyppisesti erilaisia Kysymyksiä ja vastauksia, säästät tukihenkilöstön aikaa ja omaa aikaasi.
🔨 Tee näin: luo intranet-sivu, teams-välilehti tai Word-tiedosto, jossa uuden kysymyksen saatuasi annat vastauksen. Kun taistelet suoraan kysyjälle vastaamista vastaan ja vastaat kirjoittamalla kysymyksen ja vastauksen talteen JA kun annat sitten tämän Kysymykset Ja Vastaukset-linkin kysyjälle, teet elämästäsi huomattavasti helpompaa
"Testissä > pilotissa > julkaistuna" -vuosikello tai tiekartta
Henkilöstö kokee olonsa turvatummaksi kun he näkevät, että joku on jo miettynyt asioita ja luonut tiekartan
Omalla tiekartallani on tällä hetkellä 10 asiaa, on oman GPT-pohjaisen yleis-chatgpt-tyyppisen työkalun kehitystä, oman "keskustele intranetin kanssa"-työkalua, on Microsoft Copilotin pilottia, on tekoälyn sisäänajon vaiheistusta.
Tulet yllättävän usein viittaamaan tähän työkaluun.
Kysy ja vastaa -listaus, per tekoälyn aihealue
Koulutussuunnitelma
Tekoälytyötapojen tiekartta (organisaation oma)
Tekoälytyökalujen pelikirja What-to-use-when
Ennen ja jälkeen: miten asia tehtiin ennen, miten tekoälyn myötä
Viikon vinkki
Palautekanava
Tervetuloa taloon -perehdytyssovellus
Tekoälytyökalujen pilotointi
Tekoälytyökalujen selitysvideot
Tekoälytyökalujen motivointivideot
Comments